120 MA Betrieb stellt Bewerbungsprozess komplett auf Digital um.

Digital HR Transformation: Safety4you als Pionier unter den KMUs

Einführung

Die digitale HR-Transformation revolutioniert Unternehmensabläufe. Zu ihren wichtigsten Vorteilen zählen gesteigerte Effizienz, verbesserte Mitarbeitererfahrungen und datenbasierte Entscheidungsfindung. Diese Transformation ist entscheidend für die Anpassung an den modernen Arbeitsplatz, indem sie Technologie mit menschlicher Note in HR-Praktiken verbindet.

In diesem Artikel beleuchten wir die zahlreichen Vorteile des digitalen Personalwesen, präsentieren erfolgreiche Beispiele aus der Praxis und skizzieren den Weg zu digitalen HR-Lösungen.

Ein herausragendes Beispiel ist Safety4you, ein Baustellenlogistikunternehmen im Eisenbahnverkehr, das sich durch seine innovative HR-Digitalisierung als Vorreiter unter den KMUs etabliert hat.

1. Steigerung von Effizienz und Produktivität

Die Digitalisierung von HR-Prozessen führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Produktivität.

Bei Safety4you wurde der gesamte Bewerbungsprozess digitalisiert, was die Abläufe für das HR-Team, die Administration und die Buchhaltung erheblich vereinfacht hat. Daten werden auf einheitliche Weise erfasst, gespeichert und können problemlos geteilt werden. Dies reduziert manuelle Aufgaben und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Bewerbungen.

2. Verbesserung der Mitarbeitererfahrung

Für zukünftige Mitarbeiter bietet die Digitalisierung erhebliche Vorteile. Safety4you hat erkannt, dass traditionelle Bewerbungsverfahren oft umständlich und zeitraubend sind, besonders für Bewerber, die auf der Baustelle arbeiten.

Mit einem digitalen Bewerbungsprozess, der über das Smartphone zugänglich ist, können potenzielle Mitarbeiter einfach durch einen digitalen Funnel klicken, Videos von Mitarbeitern ansehen und Informationen über das Unternehmen erhalten. Dies reduziert die Barrieren und erhöht die Anzahl der Bewerbungen.

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3. Datenbasierte Entscheidungsfindung

Ein weiterer Vorteil der digitalen HR-Transformation ist die datenbasierte Entscheidungsfindung. Bei Safety4you wurden alle Bewerbungen der letzten 16 Monate über das Jobportal erfasst. Dies ermöglichte es, detaillierte Daten zu sammeln und zu analysieren, um Trends zu erkennen und den Bewerbungsprozess zu optimieren.

Die Daten werden in einer Datenbank zusammengeführt und können, mit oder ohne KI, zur Erstellung verschiedener Ansichten genutzt werden, um Trends zu erkennen, wie z.B. häufige Gründe für Absagen oder gemeinsame Merkmale erfolgreicher Bewerber.

Safety4you: Ein Vorreiter der digitalen HR-Transformation

Hintergrund
Safety4you, spezialisiert auf die Sicherung von Baustellen im Eisenbahnverkehr, hatte lange Zeit einen traditionellen Bewerbungsprozess per E-Mail. Mit knapp 100 Mitarbeitern und einem großen Bedarf an neuen Mitarbeitern war es notwendig, die HR-Prozesse zu modernisieren, um weiteres Wachstum zu ermöglichen.

Der Transformationsprozess

- Situationsanalyse & Bewertung der aktuellen HR-Prozesse:‍

Eine detaillierte Analyse der bestehenden Abläufe und Situationsanlyse anhand einer klassichen SWOT-Analyse dienten als Ausgangspunkt
Stärken

• Mittelgroßes Unternehmen mit familiärem Gefühl
• Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter zur Verbesserung ihrer Fähigkeiten
• Langfristige Verträge
• Gute Arbeitsplatzreputation, inklusive öffentlicher Verkehrsmittel und Sicherheit
• Interne Weiterbildung ohne Kosten für Mitarbeiter
• Möglichkeit, nicht zertifizierte Mitarbeiter zu zertifizierten Fachkräften ohne externe Kosten und Wartezeiten auszubilden

Schwächen

• Schlechte Markenbildung
• Geringe Markenbekanntheit
• Unoptimierter Einstellungsprozess
• Chaotisches System
• Unregelmäßige Arbeitszeiten und -orte

Chancen

• Viele Bauunternehmen gehen in Konkurs, wodurch viele Menschen arbeitslos werden
• Hohe Inflation und hohe Lebenshaltungskosten führen dazu, dass Menschen nach Möglichkeiten suchen, ihr Einkommen zu erhöhen
• Steigende Gaspreise lassen Menschen nach Firmenwagen suchen
• Möglichkeit zur Ausbildung nicht zertifizierter Mitarbeiter ohne externe Kosten und Wartezeiten
• Andere Unternehmen machen es im Recruitment Marketing besser

Bedrohungen

• Verträge verlieren
• Nicht genügend Mitarbeiter, um die Positionen zu besetzen

- Identifizierung von Technologielücken:

Es gab keine digitalen Prozesse oder Datenwege. Alle Schritte der Bewerbung sind per E-Mail behandelt worden und in Papierform der Administration weitergereicht worden. Auf der vorherigen Website gab es nur eine Sektion für den Karrierebereich ohne Button oder Verlinkungen.

- Festlegung klarer Ziele und KPIs:‍

In jedem digitalen HR Transformationsprozess ist die Definition der Ziele und Leistungskennzahlen die halbe Miete für ein erfolgreiches Projekt. Folgende Ziele gab es für Safety4you

Strategische Ziele und Erfolgskennzahlen

• Das Safety4You-Team vergrößern: Jährlich 15-20% mehr Mitarbeiter
• Als Referenz vor Wettbewerbern in der Branche auftreten: "Vanity Metrics" in sozialen Medien in den ersten 6 Monaten um 15% steigern und SEO-Positionierung bei Google verbessern

Taktische Ziele und Erfolgskennzahlen

• Zielgruppe erreichen: Innerhalb von 6 Monaten 3000 Personen in der Zielgruppe erreichen
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• Zielgruppe von sozialen Medien zur Website leiten: Innerhalb von 6 Monaten 300 Personen auf die Karriere-Website bringen
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• Die Marke online positionieren: Die Marke auf der ersten Google-Seite platzieren
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• Online-Reputation und Anerkennung gewinnen: Soziale Medien-Statistiken in den ersten 6 Monaten um 15% verbessern
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• Zielgruppe in Bewerber umwandeln: Innerhalb von 6 Monaten 150 Bewerbungen erhalten
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• Onboarding-Prozess verbessern: Persönliche Treffen nach E-Mails um 200% erhöhen (aktuell 1 von 5), Verlust von Leads nach persönlichen Treffen auf 20-30% senken (aktuell 50%)
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• Markenbekanntheit verbessern: Alle KPI's in den ersten 6 Monaten um 20% steigern
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• Eine attraktive Identität schaffen, die die Markenwerte und Persönlichkeit kommuniziert: Eine völlig neue Markenidentität über alle Kanäle einführen
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• Qualifizierte Leads schaffen: Innerhalb von 6 Monaten 50 qualifizierte Kandidaten (Stufe Arztprüfung) erreichen
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• Kandidaten in Mitarbeiter umwandeln: 2023 insgesamt 25 neue Mitarbeiter einstellen (Sipo, SIA, Arbeitszugführer)

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- Auswahl geeigneter digitaler Lösungen:‍

Entwicklung einer Karrierewebsite als zentraler Ort, Nutzung von Facebook und Mitarbeitern für den Kanal.

Awareness
- In bestehenden Jobportalen teilen (LinkedIn, Watchado, Kununu)
- Hauptwebsite gemäß der neuen Strategie neu gestalten
- Website für Angebote optimieren, damit diese bei Google angezeigt werden
- 5-10 Blogartikel über das Unternehmen schreiben (für Positionierung und Berücksichtigung)
- Rebranding durchführen
- In traditionellen Medien erscheinen (lokale Zeitungen/Zeitschriften)
- Offline-Werbung erstellen (Autos, Bushaltestellen, Schallschutzwände, Gasthäuser)
- Testimonials von aktuellen Mitarbeitern auf der Website und in sozialen Medien veröffentlichen

Considering
- Eine umwandelnde Social Media Strategie erstellen
- Konvertierende Karriere-Website erstellen – einfach zu bedienen, mit allen Informationen, die die Kandidaten benötigen
- Retargeting Social Ads erstellen

Conversion
- Empfehlungsprogramm für aktuelle Mitarbeiter entwickeln
- Detailliertes Jobportal erstellen – mit detaillierten Anforderungen und Erwartungen
- Einen reibungslosen und einfachen Bewerbungsprozess entwickeln – responsiv

Engagement
- Ein effektives Kommunikationssystem mit dem Personalteam entwickeln

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- Entwicklung eines schrittweisen Implementierungsplans:‍

Über 2 Monate lang wurde die Strategieumgesetzt.
1. Drehtag
2. Programmierung Karrierewebsite
3. Programmierung Jobportal
4. Aufsetzen der Social Media Accounts
5. Arbeitergebermarke konzipieren
6. Visuals für Social Media, Ads & Offline
7. Copy für Ads
8. Teaser in den sozialen Medien zwei Wochen vor dem Launch.

- Kontinuierliche Überwachung und Anpassung:

Um den Erfolg der digitalen HR Prozesses langfristig nachvollziehen zu können wurde ein Tracking der Website eingerichtet, sowie die Erstellung von Heatmaps, die die ständige Datenanalyse und A/B-Tests des Bewerbungsprozesses ermöglichen.

Fazit

Die digitale HR-Transformation bietet enorme Vorteile, von gesteigerter Effizienz und Produktivität über verbesserte Mitarbeitererfahrungen bis hin zu datenbasierten Entscheidungen. Safety4you zeigt eindrucksvoll, wie eine erfolgreiche Umsetzung dieser Transformation aussehen kann. Durch die Digitalisierung der HR-Prozesse konnte das Unternehmen nicht nur seine Effizienz steigern, sondern sich auch als attraktiver Arbeitgeber positionieren und sich in seiner Branche hervorheben.

Für andere KMUs bietet Safety4you ein beeindruckendes Beispiel, wie digitale HR-Transformation erfolgreich umgesetzt werden kann, ohne dass dabei hohe Kosten anfallen. Die Digitalisierung der HR-Prozesse ist ein entscheidender Schritt, um im modernen Arbeitsmarkt konkurrenzfähig zu bleiben und das Potenzial der eigenen Belegschaft voll auszuschöpfen.

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Karriere bei Safety4you: Karrierewebsite