Das Digi-Portal: Wie Digidock Effizienz und Freude bei der Arbeit steigert

Kennst du das Gefühl, wenn alles irgendwie läuft, aber es trotzdem nicht rund ist?

Genau da waren wir im Sommer 2023.

In unserem ersten operativen Jahr als Agentur hatten wir zu dem Zeitpunkt über 15 Kunden betreut, und das mit nur vier Leuten – klingt vielleicht beeindruckend?

Aber lass mich dir was sagen:

Was uns wirklich viel Kopfzerbrechen bereitete, waren nicht die kreativen oder technischen Aufgaben.

Nein, es war das Drumherum

• die Kommunikation,
• das Einholen des notwendigen Inputs,
• das Warten auf Feedback, und oh,
• der Projektabschluss!

Das Problem: Ein Tanz auf zu vielen Hochzeiten

Stell dir vor, du jonglierst mit Aufgaben, Deadlines und Kundenwünschen.

Klingt nach dem normalen Alltag eines Diensleistungsanbieters, nicht wahr?

Aber hier kommt's:

Jede verspätete E-Mail,

jedes Warten auf Kundenfeedback und

jeder unklare Projektabschluss frisst Zeit.

Zeit, die wir nicht haben.

Und in einer kleinen Agentur wie unserer?

Das raubt dir nicht nur die Marge, sondern auch die Freude an der Arbeit.

Die Lösung: Ein maßgeschneidertes Kundenportal

Wir brauchten eine Lösung, die mehr als nur eine Notlösung war.

Wir wollten Anrufe und E-Mails fast überflüssig machen.

Stell dir vor – ein Portal, in dem der Kunde alles auf einen Blick hat:

• seine Aufgaben,
• die Möglichkeit, uns Aufgaben zu geben,
• Datenübermittlung,
• das gesamte Onboarding,
• Terminbuchungen und vieles mehr.

Zunächst taten wir, was wohl jede Agentur in unserer Lage getan hätte:

Wir googelten „Top 10 Client Portals Software“.

Aber wie so oft im Leben, fanden wir nicht das, was wir wirklich brauchten.

Zu oft bieten Lösungen zu viel Schnickschnack, Dinge, die niemand braucht.

Außerdem sind wir ziemlich pingelig, was Design angeht – es muss einfach richtig sick aussehen.

Warum also nicht etwas Eigenes entwickeln, das genau unseren Ansprüchen entspricht?

Ende Sommer 2023 war es soweit:

Wir starteten das interne Projekt „Digi-Portal“, ohne wirklich zu ahnen, wie groß das wird.

Real-Life-Beispiel: Das „Digi-Portal“ in Aktion

Die Wunschliste für das Kundenportal war lang, und das geplante Minimum Viable Product (MVP) größer als erwartet.

Aber jetzt, zu Beginn des Jahres, ist es endlich soweit:

Unser Portal ist live und kann genau das, was es soll:

1. Automatisiertes Onboarding nach Vertragsunterschrift: Ein reibungsloser Start für jeden Kunden.
2. Automatisiertes Kick-Off Meeting: Effiziente und effektive Projektanfänge.
3. Überblick über alle Aufgaben, Projekttimeline und Abgaben für den Kunden: Damit jederzeit Klarheit herrscht.
4. Möglichkeit, Meetings zu buchen: Flexibilität und Bequemlichkeit für unsere Kunden.
5. Anfragen an uns senden: Ein einfacher Weg für Kunden, mit uns in Kontakt zu treten.
6. Automatisierung im Back-End: Jeder Schritt ist genau da, wo er hingehört.
7. Feedback-Option für Nutzer: Wichtig für kontinuierliche Verbesserungen und Anpassungen. (Vielleicht wird´s ja doch noch ein SaaS Start-Up unser DigiPortal🤭)

Für uns ist das Portal ein echter Game Changer.

Es macht alles effizienter, einfacher und erhöht die Freude an der Arbeit.

Vielleicht war es riskant, so früh in unserer Agenturgeschichte so viel Zeit in ein internes Projekt zu investieren.

Aber wir haben es gewagt, weil wir überzeugt waren, dass es sich lohnen würde.

Jetzt steht das Setup, und wir sind bereit, die Agentur in alle Richtungen zu skalieren!

Vor allem, weil wir die Erfahrung und Qualität für den Kunden in der Zusammenarbeit mit uns auf ein ganz neues Level heben!